Geschäftsreisen Planen ► Tipps Für Unternehmen

Geschäftsreisen perfekt planen: So geht’s!

Bei einer Geschäftsreise handelt es sich um eine gute Möglichkeit, wichtige Details mit Kunden, Lieferanten und Kollegen „face to face“ zu besprechen. Ob es sich letztendlich lohnt, anstatt der besagten Geschäftsreise doch eher eine Videokonferenz ins Leben zu rufen, entscheidet jeder für sich.

Fest steht, dass auch nach der Corona-Pandemie noch viele Menschen davon ausgehen, dass sich das ein oder andere persönliche Gespräch im Geschäftsalltag nur schwer ersetzen lässt. Wer es hier schafft, einen Kompromiss zwischen „umweltfreundlichen Videokonferenzen“ und persönlichen Meetings zu schaffen, ist klar im Vorteil.

Die folgenden Abschnitte liefern einige spannende Details, die es bei der Planung von Geschäftsreisen zu berücksichtigen gilt. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass jeder, der sich für die Option Geschäftsreise entscheidet, optimal profitieren kann.

Tipp Nr. 1: Eine moderne Reisesoftware

Heutzutage gibt es viele technische Möglichkeiten, um die Planung einer Geschäftsreise zu erleichtern. Wer sich sicher sein möchte, alle wichtigen Daten rund um Flüge, Bahnverbindungen und Hotels auf einen Blick einsehen zu können, kann sich – gerade im Zusammenhang mit B2B Reisen – auf die Vorteile einer modernen Reisesoftware verlassen.

Ganz nebenbei ist es mithilfe der entsprechenden Lösungen möglich, gelegentlich bares Geld zu sparen. Immerhin erlauben es die verschiedenen Anbieter unter anderem, Preise zu vergleichen. Aufgrund der Tatsache, dass es mittlerweile zahlreiche Software-Lösungen gibt, die es geschafft haben, sich einen Namen zu machen, ist es sinnvoll, die verschiedenen Optionen einander gegenüberzustellen. Somit dauert es sicherlich nicht lange, bis Interessenten mindestens eine Lösung finden, die optimal zum persönlichen Geschmack passt.

Tipp Nr. 2: Buchungen zentral steuern

So gut wie jeder, der in der Vergangenheit eine Urlaubsreise gebucht hat, weiß, dass hier oft das Motto „Übung macht den Meister!“ gilt. Das bedeutet, dass es im Laufe der Zeit immer leichter fällt, sich mit Flugverbindungen, Hotels und Preisvergleichen auseinanderzusetzen.

Und egal, ob es darum geht, sich auf einen Luxusurlaub in Deutschland oder auf eine anstehende Geschäftsreise vorzubereiten: Es gilt in manchen Bereichen dieselben Regeln zu beachten. Die Suche nach einem passenden Flug, einer Unterkunft in guter (oder praktischer) Lage wird hier ebenso aktuell wie die Frage „Wie möchte ich mich vor Ort fortbewegen?“.

Und genau an dieser Stelle kommen diejenigen ins Spiel, die im Idealfall bereits weitreichende Erfahrungen in der Buchung von Geschäftsreisen sammeln konnten. Vor allem in größeren Unternehmen gehört es mittlerweile zum Standard, alles, was mit der Buchung von Geschäftsreisen in Verbindung steht, von einer Person oder einer Abteilung durchführen zu lassen.

Diese weiß dann immer genau, worauf sie achten muss, wo gegebenenfalls Kooperationen mit Fluggesellschaften und Co. bestehen und welche Tarife zum zur Verfügung stehenden Budget passen. Am Ende können die betreffenden Mitarbeiter dann alle Daten über die bereits erwähnte Reisesoftware einsehen und gegebenenfalls Änderungswünsche äußern.

Tipp Nr. 3: Zentrale Grundregeln von vornherein festlegen

Unternehmen, die im Vorfeld klare Regeln festlegen, die es im Rahmen von Geschäftsreisen zu beachten gilt, liefern ihren Mitarbeitern einen klaren Rahmen, an dem sie sich orientieren können. Genau diese Struktur ist es, die im Endeffekt die Sicherheit bietet, die es braucht, um kompetent und unternehmenskonform agieren zu können.

Typische Fragen, die in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle spielen, sind unter anderem:

• Wie kann der betreffende Mitarbeiter am Flughafen Geld sparen?

• Welche Mietwagenklasse darf in Anspruch genommen werden?

• Welche Vorgaben gelten in Bezug auf Geschäftsessen mit Kunden und Kollegen?

• Muss der Mitarbeiter seine Zeit vor Ort tracken und in Echtzeit übermitteln oder kann er diese im Rahmen seiner Reisekostenabrechnung einreichen?

• Bis wann muss besagte Reisekostenabrechnung abgegeben werden? In welcher Form?

Hierbei handelt es sich nur um einige Beispiele, die je nach Unternehmen noch weiter ausgebaut werden können.

Tipp Nr. 4: Ziele der Geschäftsreise klar definieren

Vor allem im Zusammenhang mit Geschäftsreisen, bei denen ein Zeitunterschied zum „Heim-Büro“ eine wichtige Rolle spielt, zeigt sich oft das Problem, dass es nicht möglich ist, „mal eben kurz“ beim Vorgesetzten anzurufen, um Rückfragen zu stellen.

Umso wichtiger ist es, dass jeder, der auf Geschäftsreise unterwegs ist, weiß, was von ihm erwartet wird. Ein typisches Beispiel: Wahrscheinlich geht es nicht darum, lediglich an einem Meeting teilzunehmen. Vielmehr dürfte es im Interesse des Unternehmens liegen, dass bestimmte Details besprochen und Meinungen vertreten werden.

Genau diese Details gilt es, im Vorfeld zu besprechen … und gegebenenfalls einen „Plan B“ auszuarbeiten. Dieser erweist sich vor allem im Zusammenhang mit Vertragsverhandlungen als sinnvoll.

Ein netter Nebeneffekt: Nicht nur die Mitarbeiter vor Ort fühlen sich sicherer, wenn sie über das entsprechende Hintergrundwissen verfügen. Auch die Vorgesetzten, die nicht mit vor Ort sind, dürften beruhigt sein, zu wissen, dass ihre Mitarbeiter die Interessen des Unternehmens vertreten.

Tipp Nr. 5: Geschäftsreisen nachhalten

Obwohl es im ersten Moment oft den Anschein haben mag: So gut wie keine Geschäftsreise ist perfekt. Es besteht so gut wie immer Optimierungspotenzial. Zudem können sich die Erwartungen von Geschäftsreisenden und die Ansprüche ihrer Vorgesetzten ändern.

Wer sich nach jeder Geschäftsreise ein wenig Zeit nimmt, um alles nachzuhalten, stößt oft schnell auf Möglichkeiten, die dabei helfen, in Bezug auf die Organisation und scheinbare „Kleinigkeiten“ besser zu werden.

Befand sich das gebuchte Hotel zum Beispiel in einer praktischen Lage? War es eine gute Idee, auf einen Mietwagen zurückzugreifen oder wäre es auch problemlos möglich gewesen, mit den öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs zu sein?

Überlegungen und Fragen wie diese lassen sich nach jeder Reise kurz über einen Multiple-Choice-Bogen aufgreifen und erörtern. Das Ganze muss nicht viel Zeit in Anspruch nehmen, kann jedoch einen großen Teil dazu beitragen, dass die Mitarbeiter, die in den kommenden Wochen und Monaten unterwegs sein werden, von den gemachten Erfahrungen profitieren können.

Fazit

Wer sich ein wenig Zeit nimmt, um seine Vorgehensweise in Bezug auf Geschäftsreisen zu überdenken (und zu verbessern), erkennt schnell, dass sich hier im Laufe der Zeit viel getan hat.

Vor allem die technischen Entwicklungen rund um praktische Tools haben dafür gesorgt, dass es heutzutage kein Problem mehr darstellt, Reisen für mehrere Mitarbeiter innerhalb kurzer Zeit zu buchen. Oft ist es dann die hieraus resultierende Kombination aus Übersichtlichkeit, Transparenz und Einsparpotenzial, die nachhaltig überzeugt.

Apropos „nachhaltig“: Unternehmen, die Geschäftsreisen in ihren Alltag integrieren, haben die Möglichkeit, die Umwelt zu schonen, indem sie vor jeder Buchung abwägen, ob es gegebenenfalls doch sinnvoll sein könnte, ein Video-Meeting abzuhalten. Wer es hier schafft, die richtigen Entscheidungen zu treffen und dafür zu sorgen, dass Präsenz vor Ort und Video-Call gegeneinander abgewogen werden, kann seinen ökologischen Fußabdruck oft noch ein wenig verkleinern, ohne sich komplett einschränken zu müssen.

Fest steht: Der Digitalismus hat es in verschiedenen Bereichen des Alltags geschafft, Abläufe zu revolutionieren – auch in Bezug auf moderne Geschäftsreisen für Menschen mit hohen Ansprüchen.